Die organisatorischen Vorbereitungen gestalteten sich in erster Linie für Reichsfürsten, die bei den kaiserlichen Werbungen ihre persönliche Mitwirkung am Reichstag zugesagt hatten, sehr aufwendig, doch galt es auch für Stände, die nur Gesandte nach Regensburg schickten, deren Anreise, Unterbringung und Versorgung zu planen112.

Kurfürsten und Fürsten, die persönlich nach Regensburg kamen, hatten im Vorfeld des Reichstags die Regierung und Verwaltung des Territoriums während ihrer Abwesenheit zu regeln113, die Konstituierung eines standesgemäßen und repräsentativen Hofstaats einzuleiten114, um damit beim Reichstag Rang und Status in der Reichshierarchie öffentlich zu demonstrieren, die sie begleitenden politischen Räte auszuwählen115, für die Anreise mit dem umfangreichen Hofstaat die Übernachtungsstationen vorbereiten und die Geleitrechte in den Territorien auf dem Reiseweg abklären zu lassen, eine dem Stand angemessene Unterkunft in Regensburg zu reservieren116 sowie Vorkehrungen für eine adäquate und möglichst günstige Lebensmittelversorgung zu treffen.

Alle diese Aspekte dokumentieren umfassend und exemplarisch die diesbezüglichen Maßnahmen Kuradministrator Friedrich Wilhelms von Sachsen, die in der Dresdner Reichstagsüberlieferung in einer Akte gesammelt sind117: Festlegung der Grafen, Herren und weiterer Adeliger als Aufwartung für Friedrich Wilhelm sowie der Hofdiener, politischen Räte118, Sekretäre, Kanzleischreiber, Theologen119 und des weiteren Hofpersonals, das ihn zum Reichstag begleiten sollte; Korrespondenzen mit dem adeligen Begleitpersonal, dessen Einberufung und Bekanntgabe des Abreisetermins; Regelung der territorialen Verwaltung während der Abwesenheit des Kuradministrators mit Befehlsschreiben an Amtleute, Rent- und Kammermeister; Anordnung der Regierung des Kurfürstentums durch die hinterlassenen Räte sowie von deren Unterstützung durch die Landstände und im Notfall durch erbeinungsverwandte oder benachbarte Stände120; Planung einer Vorabgesandtschaft nach Regensburg für die Quartiervorbereitung und die Lebensmittelbevorratung; Korrespondenzen mit Pfalz-Neuburg, Brandenburg-Ansbach und Bayern wegen der Zufuhr von Lebensmitteln nach Regensburg; Planung der anderweitigen, selbst zu organisierenden Lebensmittelversorgung; Korrespondenzen mit Pfalz-Neuburg und der Kurpfalz (für die Oberpfalz) wegen der Klärung des Geleits und der Bereitstellung der Übernachtungsquartiere bei der Durchreise Friedrich Wilhelms mit seinem Hofstaat in ihren Territorien und später die entsprechende Planung für die Rückreise von Regensburg nach Torgau.

Ähnlich detailliert bereitete Pfalzgraf Philipp Ludwig von Neuburg seine Reichstagsteilnahme vor. Schwerpunkte waren hier zum einen die Zusammenstellung des repräsentativen Hofstaats, für den Amtmänner, Landsassen und Trabanten (zu stellen von den Landstädten) als Aufwartung für den Pfalzgrafen insbesondere beim Einzug in Regensburg termingerecht einberufen wurden. Sie erhielten genaue Vorgaben für ihre Kleidung, damit „ein gleicheit umb mehrern ansehens willen gehalten werde“121. Zum anderen ging es um den Ankauf und, aufgrund der geografischen Nähe zu Regensburg, um die Lieferung von Lebensmitteln vorrangig für den eigenen Hofstaat und daneben für andere Reichstagsteilnehmer. Der Pfalzgraf ließ dafür in Nabburg (Oberpfalz) 200 Hammel für die eigene Hofhaltung ankaufen, ordnete bei seinen Pflegern und Kastnern die Zufuhr von Lebensmitteln und Pferdefutter nach Regensburg an, ließ Listen anfertigen, wie viel Wildpret bzw. Kälber, Lämmer, Spanferkel, Geflügel und Eier einzelne Ämter aufbringen konnten, und ließ Brennholz für die Verwendung beim Reichstag bevorraten sowie den eigenen Weinvorrat verzeichnen und nach Regensburg bringen. Den Fischern wurde verboten, ihre Fische und Krebse an Fremde zu verkaufen, sondern sie hatten diese vorab der pfalzgräflichen Hofhaltung anzubieten. Für anderweitige Lebensmittel, beispielsweise Milch, Butter, Brot, Gewürze und Gemüse, sollte der Kastner zu Burglengenfeld in Erfahrung bringen, wo diese in oder bei Regensburg am günstigsten zu erwerben waren122.

Die organisatorischen Vorbereitungen in Bayern gingen lange Zeit von der persönlichen Reichstagsteilnahme Herzog Wilhelms V. in Begleitung seines Sohnes Maximilian aus. Noch am 31. 3. 1594 wollte er Pfleger, Landsassen und andere Amtsträger auffordern, sich für die Aufwartung bei seinem Einzug in Regensburg mit der entsprechend vorgegebenen, einheitlichen Kleidung bereitzuhalten123. Entsprechend gingen die Planungen bis dahin von der Einberufung eines umfangreichen Hofstaates für Wilhelm V. und von kleineren, je eigenen Gefolgen für seine Frau Renata, Herzog Maximilian und die beiden geistlichen Söhne Philipp, erwählter Bischof von Regensburg, und Ferdinand aus124, die ebenfalls nach Regensburg kommen sollten125. Der Hofstaat für den Herzog nannte in dieser Planung126 neben seiner Gemahlin Renata, Herzog Maximilian sowie den Töchtern Maria Anna und Magdalena die führenden politischen Berater, Hofräte, Hofkammerräte, das weitere nachgeordnete Hofpersonal, die Mitglieder der Geheimen Kanzlei, Theologen, Hofprediger und die Hofkapelle sowie die zusätzlich von außerhalb des Hofes angeforderten „lanndtleuth“127. Nachdem aber Anfang April feststand, dass Wilhelm wegen der erwarteten Differenzen um den Vorrang mit Österreich und um die Führung des Titels „Durchlaucht“ nicht selbst nach Regensburg reisen wollte128, sondern Bayern neben den bevollmächtigten Gesandten lediglich Maximilian ohne Verhandlungsvollmacht vertreten würde, waren diese Planungen zwar überholt, aber dennoch nicht obsolet, weil sich ein Großteil des in der bisherigen Projektierung für Wilhelm genannten Hofstaats nachfolgend mit Maximilian nach Regensburg begab und an dessen Einzug am 9. 5. 1594 mit mehr als 300 Pferden mitwirkte129. Ansonsten wurden auswärtige Räte wie der Speyerer Domherr Adolf Wolff, genannt Metternich, für die bayerische Reichstagsvertretung angefordert130 und die anderweitigen üblichen Vorbereitungen eingeleitet im Hinblick zum einen auf Durchreise und Geleit anderer Reichstagsteilnehmer durch Bayern131, zum anderen auf die Bevorratung mit Lebensmitteln, Viehfutter und Brennholz132. Herzog Wilhelm forderte diesbezüglich mehrere Pfleger auf, in ihren Ämtern so lange keine ausländischen Viehaufkäufe zuzulassen, bis der Bedarf des eigenen Hofstaats und Bayerns insgesamt gedeckt sei, da doch „der reichstag vil bedürffen wirdet“ und aus Ungarn wegen des dortigen Kriegs wenig Fleisch ins Land komme133.

Wie die Angaben zu den organisatorischen Vorarbeiten zeigen, hatten insbesondere die persönlich mitwirkenden Reichsfürsten mit ihrem umfangreichen Gefolge und einer standesgemäßen Hofhaltung während des Reichstags ganz erhebliche Kosten allein für die dafür notwendigen Lebensmittel zu erwarten. So veranschlagte die angesprochene kursächsische Planung für die Verpflegung des Reichstagspersonals an drei Tafeln und 41 Tischen sowie für die Hofhaltung in Regensburg in einem Zeitraum von vier Wochen – Kuradministrator Friedrich Wilhelm war später fast acht Wochen persönlich anwesend – den Lebensmittelbedarf unter anderem als nur kleiner Auszug aus der wesentlich umfangreicheren Liste auf 100 Scheffel Weizen, 200 Scheffel Korn, 32 Ochsen, 154 Lämmer, dazu Schweine und Geflügel, 18 Zentner Speck, 30 Zentner Schinken, sehr viel Fisch, darunter 30 Zentner frische und 20 Zentner geräucherte Karpfen, 38 Kannen Rahm, 376 Kannen Milch, dazu Butter und Käse, darunter 50 Pfund „barmesan kehse“, vier Zentner Zucker, zahlreiche Gewürze, darunter 10½ Pfund Safran und 34 Pfund Pfeffer, 1500 Limonen, dazu Zitronen und Pomeranzen nach Bedarf, 231 Eimer rheinischen und 374 Eimer ‚Speisewein‘ neben Süßwein, den man in Regensburg kaufen wollte, und 112 Fass Bier134. Wohl nicht zuletzt in Anbetracht dieses immensen Aufwands hatte Friedrich Wilhelm zunächst geplant, seine persönliche Anwesenheit beim Reichstag „auff ein bahr tage“ zu beschränken, um der Vormundschaft in Dresden keine zu hohen Kosten zu verursachen135. Gemäß dem Protokoll der Stadt Speyer hatte er bei seinem Aufenthalt in Regensburg „uber die 170 000 fl. verzert und darzu etlichs schuldig plieben“136.

Für andere Kurfürsten schien der mit den hohen Repräsentationskosten verbundene Finanzbedarf den persönlichen Reichstagsbesuch zu verhindern. So rechtfertigte sich Ernst von Köln gegen die Forderung von Nuntius Frangipani, persönlich teilzunehmen, nicht nur mit der Gefahrenlage um das Erzstift, sondern das wichtigere Argument „era l’impossibilità di comparirvi col splendore conforme all’uso et al suo sangue“137. Später ließ Herzog Wilhelm V. von Bayern seinem Bruder für dessen Teilnahme 25 000 fl. vorschießen138, schon zuvor hatte der Landtag in Lüttich einen Zuschuss für die Reichstagsfahrt bewilligt139. Um die Mitwirkung Kurfürst Johanns von Trier zu ermöglichen, bat Kaiser Rudolf das Trierer Domkapitel, sich an der Finanzierung zu beteiligen140. Nach eigener Aussage benötigte Kurfürst Johann dafür 20 000 fl., die er zunächst als Darlehen aufnehmen wollte141, sodann aber vom Domkapitel erhielt142. Dieses bewilligte später, dass der Kurfürst weitere 3000 fl. aufnahm, „weil unß nit unbewust ist, das zu Regenßburgh unnd deren orter die muntz schwer ist“, und überdies nochmals bis zu 4000 Taler, nachdem die bisherige Summe „theurer zeiten halber, weil alle dinge zu Regenßburg in hohem werth sein,“ nicht ausgereicht hatte143.

Die damit angesprochenen Preissteigerungen am Reichstagsort, die trotz der Gegenmaßnahmen mit der Taxordnung144 nicht wirksam begrenzt werden konnten, veranlassten persönlich anwesende Fürsten, beim Kaiser ihre vorzeitige Abreise zu erbitten, „poichè essi veramente sono consumati per le grandi et eccessive spese, che qui bisogna fare“145. Doch auch für die anwesenden Gesandten fielen für den täglichen Bedarf hohe Kosten an, die beispielsweise die Kurbrandenburger Delegation dazu bewogen, einige Mitglieder vorzeitig nach Berlin zurückzuschicken, „damit der uncosten so viel mehr muge geringert werden“146. Später rechtfertigten sie sich, es sei allgemein bekannt, wie „teur alhier alle notturfft zuerlangen ist, und können wir unter 1000 fl. allein furs hauß, stallung und herberge nicht außkommen. Wirdt also in allem mit deme, was euer kfl. Gn. vorordnet, die gantze zehrung unter 8000 thaler nicht können vorrichtet werden. Und wißen wier, das andern dergleichen und ein mehrers ist aufgangen“147. Die Braunschweig-Wolfenbütteler Gesandten meldeten gleich in ihrem ersten Bericht aus Regensburg kurz nach der Eröffnung der Verhandlungen, es sei „eine solche theurunge, derogleichen auf vorigen reichstagen nicht gehorett, also das das geldt, welches wir mitgenommen, in kurtzem zu ende lauffen wirdet“. Sie wollten deshalb bei Kaufleuten in Nürnberg Geld aufnehmen148. Ebenso sahen sich die Gesandten Pommerns gezwungen, „wegen ubermeßigem teurem einkaufs (den der publicirten ksl. Mt. ordnung und taxa im wenigsten nicht gelebet wirtt)“ in Nürnberg Geld zu leihen149. Die Mecklenburger Delegierten hofften kurz nach ihrer Ankunft, der noch nicht eröffnete Reichstag werde nicht zu lange dauern, weil „alle ding alhie sehr teur, unnd steigert sich teglich hoher, daruber viel gelts aufgehet“150. Ähnlich befürchtete Gallus Müller, der Vertreter der schwäbischen Grafen, im ersten Bericht unmittelbar nach seiner Ankunft in Regensburg, aufgrund der hohen Preise würden die ihm vor dem Reichstag „teglich deputierte zwenn gulden khaum erkhleckhen, angesehen jedermann bey diser ernndt151 ime einen guten khunftigen vorrath schneiden will“152.

Trotz dieser Klagen blieb der Kostenaufwand für eine Reichstagsteilnahme mit Gesandten im Vergleich zu den immensen Ausgaben persönlich anwesender Reichsfürsten relativ überschaubar, wie einige überlieferte Schlussabrechnungen von Delegierten zeigen: Die Gesamtkosten der Eichstätter Gesandtschaft beliefen sich für den Zeitraum vom 6. 5. bis 25. 8. 1594 auf 2451 fl.153, wovon allerdings fast ein Drittel (702 fl.) beim Empfang der Regalien für Johann Konrad von Gemmingen am 23. 8. 1594154 ausgegeben wurde. Der alltägliche Bedarf für Kost, Unterkunft, Schreibutensilien, Trinkgelder usw. sowie die Ausgaben während der An- und Abreise schlugen mit 1564 fl. zu Buche. In einem ähnlichen Bereich bewegten sich die etwas geringeren Gesamtkosten der bischöflich Augsburger Delegation mit 1174 fl.155, während die Mecklenburger Gesandten Kling und Grassus für den Zeitraum vom 14. 4. (4. 4.) bis zur Rückkehr nach Rostock am 1. 9. (22. 8.) 1594 mit 1590 Talern (über 2000 fl.) höhere Kosten abrechneten, die allerdings Ausgaben bereits im Rahmen der Reichstagsvorbereitung sowie die relativ hohen Spesen während der langen An- und Rückreise (insgesamt 290 Taler) beinhalteten. Während ihres Aufenthalts in Regensburg vom 28. 4. (18. 4.) bis 20. 8. (10. 8.) gaben sie abgesehen von geringfügigen Nebenkosten 1219 Taler aus156.

Sehr genau erfasste Humpert von Langen für sich und seinen Mitgesandten als Vertreter der Grafschaft Henneberg die Kosten mit wöchentlichen Aufstellungen zum einen nur für den Aufenthalt in Regensburg vom 4. 5. (24. 4.) bis 24. 8. (14. 8.) 1594. Diese betrugen 803 fl., wovon sie 657 fl. für Kost und Unterkunft sowie 106 fl. für ‚Verehrungen‘ zahlten157. Separat aufgelistet wurden die Kosten für die Fahrt von Meiningen nach Regensburg (45 fl.) und für die Rückreise (40 fl.)158. Bedeutend höhere Ausgaben verrechnete die Delegation der Stadt Nürnberg, die mit 19 Personen und 13 Pferden am 26. 4. (16. 4.) ihre Reise antrat, am 3. 9. (24. 8.) nach Nürnberg zurückkehrte und dabei insgesamt auf Kosten von 4688 fl. (Keller und Küche, Hafer, ‚Verehrungen‘, Spenden etc.) kam159. Demgegenüber gaben die beiden Kölner Gesandten mit ihrem Begleitpersonal während des Reichstags nur 1216 Taler aus160.

In Anbetracht der Kosten, die für die gesandtschaftliche Mitwirkung am Reichstag anfielen, bleibt dennoch festzuhalten, dass diese trotz der beklagten Höhe in keinem Verhältnis zu den Aufwendungen standen, die mit der persönlichen Anwesenheit von Reichsfürsten verbunden waren. So betrugen etwa die erwähnten Ausgaben der Mecklenburger Gesandten 1594 in Regensburg 1590 Taler, während beim persönlichen Reichstagsbesuch Herzog Ulrichs von Mecklenburg 1582 in Augsburg mit 20 105 Talern mehr als das Zwölffache angefallen war161.